5 outils pour mieux gérer son activité sans recruter

Dans un contexte économique exigeant, de plus en plus d'entrepreneurs, de dirigeants de TPE/PME ou de responsables de lieux hybrides cherchent à gagner du temps, structurer leur activité et déléguer intelligemment — le tout sans embaucher.

La bonne nouvelle ? Il existe aujourd’hui des outils simples, performants et accessibles, qui permettent de professionnaliser la gestion de son entreprise tout en restant agile.

Voici une sélection de 5 outils testés et approuvés, que nous recommandons régulièrement chez Entre guillemets pour accompagner nos clients.

1. Notion – Pour structurer votre organisation

Pourquoi on l’aime :Notion permet de centraliser toutes vos idées, process, plannings, documents et bases de données dans un seul outil personnalisable. C’est un véritable bureau digital pour piloter votre activité.

Cas d’usage :

• Suivi de projets clients

• Récap des procédures internes

• Base de données fournisseurs ou partenaires

• CRM simplifié

👉 Alternative : Trello (plus visuel), Asana (plus orienté gestion de tâches)

2. Google Workspace – Pour centraliser vos outils collaboratifs

Pourquoi on l’aime :Indispensable pour toute activité : Gmail, Google Agenda, Drive, Docs, Sheets… Tout est synchronisé, simple à partager, et idéal pour collaborer à distance.

Cas d’usage :

• Planning partagé avec vos partenaires

• Modèles de devis/factures sur Google Docs

• Tableaux de suivi sur Sheets

• Réservation de salles, d’interventions ou d’événements via Agenda

👉 Conseil : Créez un Google Drive bien organisé dès le départ. Cela fait gagner un temps considérable.

3. Lodgify + PriceLabs – Pour les activités hôtelières ou d’appart’hôtels

Pourquoi on l’aime :Ces deux outils combinés permettent de gérer l’ensemble des réservations, la tarification dynamique, la synchronisation avec les plateformes (Booking, Airbnb, etc.) et la communication client.

Cas d’usage :

• Mise en ligne des biens avec photos, descriptions et calendriers

• Tarifs adaptés automatiquement à la demande

• Moins d’erreurs, plus de visibilité, plus de réservations

👉 Idéal pour les structures comme Appart’S, que nous avons accompagnées.

4. Brevo (ex-Sendinblue) – Pour vos newsletters et la relation client

Pourquoi on l’aime :Brevo est une plateforme française très complète pour gérer vos campagnes emailing, newsletters B2B, scénarios automatisés, formulaires de contact et base clients.

Cas d’usage :

• Envoi de newsletters mensuelles à vos clients pro

• Automatisation d’emails post-rendez-vous ou post-réservation

• Segmentation des bases de données (par région, activité, typologie)

👉 Alternative : Mailerlite, Mailchimp (moins adaptés au B2B en France)

5. Freebe ou Indy – Pour gérer votre facturation et comptabilité simplement

Pourquoi on l’aime :Ce sont des solutions pensées pour les indépendants et petites structures. Elles permettent de gérer vos devis, vos factures, vos paiements et même votre comptabilité sans recruter.

Cas d’usage :

• Émission de devis en 2 clics

• Suivi des paiements en temps réel

• Préparation automatique de votre déclaration URSSAF (Freebe) ou comptabilité complète (Indy)

👉 Alternative : Quickbooks, Henrri, Axonaut

💡 En résumé : pas besoin de recruter pour mieux gérer

Ces outils ne remplacent pas un collaborateur humain sur tous les aspects, mais ils permettent :

• de déléguer des tâches répétitives ou chronophages,

• de gagner en visibilité sur votre activité,

• et de professionnaliser votre organisation, sans lourde charge salariale.

Chez Entre guillemets, nous aidons nos clients à choisir, mettre en place et optimiser ces outils en fonction de leurs besoins spécifiques.